EU Pay Transparency: Auskunftsanspruch Gehalt — Muster-Antwort

Hauptartikel: AGG-Kit Antidiskriminierung + Pay Transparency — vollständige Dokumentation für Arbeitgeber.

1. Rechtsrahmen: EU 2023/970

Die Richtlinie (EU) 2023/970 vom 10. Mai 2023 zur Stärkung der Anwendung des Grundsatzes des gleichen Entgelts für Männer und Frauen bei gleicher oder gleichwertiger Arbeit durch Lohntransparenz und Durchsetzungsmechanismen ist die zentrale europäische Regelung. Sie konkretisiert Art. 157 AEUV (gleicher Lohn für gleiche Arbeit) und ersetzt Teile der bisherigen Gleichbehandlungsrichtlinie 2006/54/EG.

Die Mitgliedstaaten müssen die Richtlinie bis zum 7. Juni 2026 in nationales Recht umsetzen. In Deutschland erfolgt die Umsetzung voraussichtlich durch Novellierung des Entgelttransparenzgesetzes (EntgTranspG) sowie Änderungen im AGG.

2. Anwendungsbereich

Die Richtlinie gilt für sämtliche Arbeitgeber im öffentlichen und privaten Sektor (Art. 2 Abs. 1) — anders als das deutsche EntgTranspG, das aktuell erst ab 200 Beschäftigten greift. Erfasst sind alle Arbeitnehmer mit Arbeitsvertrag oder Arbeitsverhältnis nach den jeweils geltenden nationalen Rechtsvorschriften (Art. 2 Abs. 2). Insbesondere:

• Vollzeit- und Teilzeitkräfte
• Befristet Beschäftigte
• Leiharbeitnehmer (gemessen am Entleiher)
• Beamte, soweit nach nationalem Recht arbeitnehmerähnlich

3. Auskunftsanspruch (Art. 7)

Der zentrale individuelle Anspruch jedes Beschäftigten umfasst zwei Kernpunkte:

• Eigenes Entgeltniveau — die individuell zu erwartende Vergütung
• Durchschnittliches Entgeltniveau für die Kategorie von Arbeitnehmern, die gleiche oder gleichwertige Arbeit verrichten — aufgeschlüsselt nach Geschlecht

„Gleichwertige Arbeit" wird in Art. 4 anhand objektiver Kriterien definiert: Anforderungen an Bildung, Berufsausbildung, Fähigkeiten, Verantwortung, Anstrengung und Arbeitsbedingungen. Der Arbeitgeber muss analytische Stellenbewertungssysteme verfügbar machen (Art. 4 Abs. 4), die diese Kriterien geschlechtsneutral abbilden.

3.1 Form und Frist

• Form der Anfrage: nationales Umsetzungsrecht regelt dies. Empfehlung: schriftlich, mit Datum und konkreter Stelle/Position
• Antwortfrist: 2 Monate ab Eingang (Art. 7 Abs. 4)
• Antwortform: schriftlich, in einer verständlichen Sprache, ggf. mit Erläuterung der Berechnungslogik
• Vertraulichkeit: Beschäftigte dürfen die erhaltenen Informationen nicht offen kommunizieren, außer zur Wahrung des Rechts auf gleiches Entgelt (Art. 7 Abs. 5)

3.2 Pflicht zur jährlichen Information (Art. 7 Abs. 3)

Arbeitgeber müssen alle Beschäftigten einmal pro Jahr über ihr Auskunftsrecht informieren. Das geschieht in der Praxis am einfachsten über die Personalabteilung, das Intranet oder als Anhang zur Gehaltsabrechnung.

4. Schwellenwerte für Pay-Gap-Reporting (Art. 9)

Über den individuellen Auskunftsanspruch hinaus verlangt Art. 9 eine aggregierte Berichterstattung über das geschlechtsspezifische Entgeltgefälle. Die Pflichten sind gestaffelt nach Unternehmensgröße:

• 250 und mehr Arbeitnehmer: erstmals zum 07.06.2027, danach jährlich
• 150–249 Arbeitnehmer: erstmals zum 07.06.2027, danach alle 3 Jahre
• 100–149 Arbeitnehmer: erstmals zum 07.06.2031, danach alle 3 Jahre
• Unter 100 Arbeitnehmer: keine Reportingpflicht aus der Richtlinie; nationale Vorschriften können strenger sein

4.1 Berichtsinhalte (Art. 9 Abs. 1)

Der Bericht muss enthalten:

• Geschlechtsspezifisches Entgeltgefälle (Durchschnitt und Median)
• Entgeltgefälle bei ergänzenden oder variablen Bestandteilen (Boni, Prämien, Provisionen)
• Anteil weiblicher und männlicher Arbeitnehmer, die diese ergänzenden oder variablen Bestandteile erhalten
• Anteil weiblicher und männlicher Arbeitnehmer in jedem Entgeltquartil
• Entgeltgefälle nach Kategorien von Arbeitnehmern, aufgeschlüsselt nach üblichem Grundgehalt und ergänzenden Bestandteilen

5. Joint Pay Assessment (Art. 10)

Wenn das Reporting in einer Arbeitnehmer-Kategorie ein geschlechtsspezifisches Entgeltgefälle von mehr als 5% aufweist, das nicht durch objektive geschlechtsneutrale Kriterien gerechtfertigt ist und das der Arbeitgeber nicht innerhalb von 6 Monaten nach Veröffentlichung des Berichts behebt, ist ein gemeinsame Entgeltbewertung mit der Arbeitnehmervertretung durchzuführen.

Die Bewertung umfasst (Art. 10 Abs. 2):

• Analyse des Anteils weiblicher und männlicher Arbeitnehmer in jeder Kategorie
• Detaillierte Aufschlüsselung der Durchschnitts-Entgeltniveaus und ergänzender Bestandteile
• Ermittlung etwaiger Ungleichheiten bei gleichwertiger Arbeit
• Gründe für die Unterschiede + objektive Rechtfertigungen
• Maßnahmen zur Beseitigung der Ungleichheiten
• Bericht über die Wirksamkeit früherer Maßnahmen

6. Beweislastumkehr (Art. 18)

Wenn ein Arbeitnehmer Tatsachen glaubhaft macht, die das Vorliegen einer Diskriminierung beim Entgelt vermuten lassen, obliegt es dem Arbeitgeber zu beweisen, dass keine Diskriminierung stattgefunden hat. Verstößt der Arbeitgeber gegen die Transparenzpflichten aus den Art. 5 bis 9, kehrt sich die Beweislast automatisch um (Art. 18 Abs. 2).

Praktische Konsequenz: Eine unzureichende Dokumentation der Stellenbewertung wird zum eigenständigen Haftungsrisiko.

7. Muster-Antwort zum Auskunftsanspruch

Die Antwort des Arbeitgebers sollte folgende Struktur aufweisen:

8. Verhältnis zum deutschen Entgelttransparenzgesetz

Das Entgelttransparenzgesetz (EntgTranspG) ist seit 06.07.2017 in Kraft. Es enthält bereits einen Auskunftsanspruch (§ 10 ff.), aber mit deutlich engeren Voraussetzungen:

• Nur in Betrieben mit mehr als 200 Beschäftigten beim selben Arbeitgeber
• Auskunft über das mediane Bruttomonatsentgelt einer Vergleichsgruppe mit mindestens sechs Beschäftigten des anderen Geschlechts in gleichwertiger Tätigkeit
• Anfrageturnus: alle 2 Jahre
• Für tarifgebundene/-anwendende Arbeitgeber Beweiserleichterungen

Die EU-Richtlinie verschärft das Regime erheblich: kein Schwellenwert mehr beim Auskunftsanspruch, Aufschlüsselung nach Durchschnitt und Median, jährliche Information statt 2-Jahres-Turnus, automatische Beweislastumkehr bei Transparenzverstößen. Die Novellierung des EntgTranspG bis Juni 2026 ist daher unausweichlich.

9. Sanktionen (Art. 23)

Die Mitgliedstaaten müssen wirksame, verhältnismäßige und abschreckende Sanktionen vorsehen. Die Richtlinie nennt insbesondere Geldbußen, die je nach nationalem Recht an Umsatz oder Schwere des Verstoßes gekoppelt sein können. Bei wiederholten Verstößen drohen Erhöhungen sowie der Ausschluss von öffentlichen Aufträgen und Förderungen (Art. 24).

10. Praxis-Roadmap für Arbeitgeber

Empfohlene Vorbereitungsschritte bis Juni 2026:

• Q1–Q2 2026: Stellenbewertungssystem etablieren oder validieren (analytisch, geschlechtsneutral)
• Q2 2026: Mitarbeiterinformationsblatt + Antwort-Templates vorbereiten, Prozess für 2-Monats-Frist definieren
• Q3 2026: Pay-Gap-Analyse intern fahren (Pilot), Datenbasis prüfen
• Bis Juni 2027: Erstes offizielles Pay-Gap-Reporting (ab 150 MA) — Korrekturmaßnahmen einleiten, falls >5% Gap
• Laufend: jährliche Beschäftigteninformation über das Auskunftsrecht dokumentieren