Dateiformate von Büroanwendungen

PDF, Word und ähnliche Dokumente in Websites; Stichtagsausnahmen nach RL 2016/2102, WZG, BFSG und BaFG erfassen nur Dateien, die vor dem jeweiligen Stichtag veröffentlicht wurden.

Was sind Dateiformate von Büroanwendungen?

Dateiformate von Büroanwendungen sind Dokumente, die nicht in erster Linie für die Verwendung im Internet gedacht sind und in Websites enthalten sind. Erwägungsgrund 26 der Richtlinie (EU) 2016/2102 nennt als Beispiele Dokumente im Adobe Portable Document Format (PDF), in Microsoft-Office-Formaten oder in gleichwertigen (quelloffenen) Formaten. Das Steiermärkische Web-Zugangs-Gesetz definiert „Dateien mit Büroanwendungsformaten“ in § 2 Z 3 StWZG mit demselben Kern, nennt aber keine Beispielformate.

Der Begriff zählt vor allem bei den Ausnahmen. Nach Art. 1 Abs. 4 lit. a RL 2016/2102 gilt die Richtlinie nicht für solche Dateien, die vor dem 23. September 2018 veröffentlicht wurden. Das gilt nicht, wenn ihre Inhalte für die aktiven Verwaltungsverfahren der öffentlichen Stelle erforderlich sind. Für später veröffentlichte Dateien greift diese Stichtagsausnahme nicht.

Ausgenommene Inhalte bleiben anforderbar. Die Erklärung zur Barrierefreiheit muss einen Feedback-Mechanismus beschreiben und verlinken, über den Nutzer die nach Art. 1 Abs. 4 ausgenommenen Informationen anfordern können (Art. 7 Abs. 1 lit. b RL 2016/2102).

Ausnahmen und Stichtage: Deutschland und Österreich im Vergleich

Für öffentliche Stellen unterscheiden sich die Regeln: In Österreich kennen WZG und StWZG den Stichtag 23. September 2018, für deutsche Bundesstellen gibt es keine Stichtagsausnahme für Büro-Dateien. Für Unternehmen setzen BFSG (DE) und BaFG (AT) denselben Stichtag, den 28. Juni 2025.

Deutschland

Die BITV 2.0 kennt keine Stichtagsausnahme für Büro-Dateien. Dokumente sind Bestandteile von Websites (§ 2a Abs. 1 BITV 2.0). Eine an ein Datum geknüpfte Ausnahme gibt es nur für Archive, die weder Inhalte für aktive Verwaltungsverfahren enthalten noch nach dem 23. September 2019 aktualisiert oder überarbeitet wurden (§ 2 Abs. 2 Nr. 2 BITV 2.0). Das BFSG gilt nicht für Dateiformate von Büro-Anwendungen, die vor dem 28. Juni 2025 veröffentlicht wurden (§ 1 Abs. 4 Nr. 2 BFSG), und nicht für Archive, deren Inhalte nach diesem Datum weder aktualisiert noch überarbeitet werden (§ 1 Abs. 4 Nr. 5 BFSG). Deutsche Landesgesetze stellt dieser Eintrag nicht dar.

Österreich

Das WZG nimmt Büro-Dateien aus, die vor dem 23. September 2018 veröffentlicht wurden und deren Inhalte nicht für laufende Verwaltungsverfahren erforderlich sind (§ 2 Abs. 3 lit. a WZG). Es gilt nur für den Bund und bundesnahe Einrichtungen (§ 2 Abs. 1 WZG). Für Länder und Gemeinden gelten Landesgesetze. Von den geprüften Landesgesetzen erfasst etwa das StWZG das Land Steiermark, die Gemeinden und die Gemeindeverbände (§ 1 Abs. 1 StWZG) und nimmt Büro-Dateien vor dem 23. September 2018 aus, deren Inhalte nicht für laufende Verfahren erforderlich sind (§ 1 Abs. 2 Z 1 StWZG). Einen Überblick gibt der Beitrag zu den Landesgesetzen für Gemeinden in Österreich. Anfragen zu ausgenommenen, nicht barrierefreien Inhalten sind nach WZG und StWZG binnen zwei Monaten zu beantworten (§ 4 Abs. 3 WZG; § 4 Abs. 2 StWZG). Das BaFG nimmt Büro-Dateien vor dem 28. Juni 2025 und Archive ohne Aktualisierung nach diesem Datum aus (§ 2 Abs. 3 Z 2 und 5 BaFG).

Praxisbeispiel: Altbestand von neuen Dateien trennen

Ob eine Datei ausgenommen ist, entscheiden Veröffentlichungsdatum, Verwendungszweck und das anwendbare Gesetz. Eine steirische Gemeinde prüft drei Dateien auf ihrer Website. Ein 2017 veröffentlichtes Gemeinderatsprotokoll als PDF, das für kein laufendes Verfahren gebraucht wird, fällt unter § 1 Abs. 2 Z 1 StWZG. Ein 2016 veröffentlichtes Antragsformular in Word, das weiterhin in laufenden Verfahren genutzt wird, fällt nicht darunter. Eine 2026 veröffentlichte PowerPoint-Präsentation, als PDF exportiert, fällt nicht unter die Stichtagsausnahme; für sie gelten die Anforderungen nach § 3 StWZG.

Ein deutscher Online-Händler, dessen Dienstleistung unter das BFSG fällt, unterscheidet ebenso: Produktdatenblätter als PDF, die vor dem 28. Juni 2025 veröffentlicht wurden, sind nach § 1 Abs. 4 Nr. 2 BFSG ausgenommen, neu veröffentlichte Datenblätter nicht.

Erfassen Sie für jede Datei Veröffentlichungsdatum und Verwendungszweck. So trennen Sie Altbestand von Dateien, die Sie aufbereiten müssen. Den Rahmen beschreibt der Leitfaden zu barrierefreien PDFs und Dokumenten. Wenn Sie den Bestand nicht selbst bearbeiten, können Sie barrierefreie Dokumente aufbereiten lassen. Dieser Eintrag ist keine Rechtsberatung.

Siehe auch

• Web Accessibility Directive (Richtlinie (EU) 2016/2102)
• WZG (Web-Zugänglichkeits-Gesetz, Österreich)
• BFSG (Barrierefreiheitsstärkungsgesetz)
• BaFG (Barrierefreiheitsgesetz, Österreich)