Barrierefreie PDFs und Dokumente: Pflichten, Fristen und Ausnahmen für öffentliche Stellen und Unternehmen
TL;DR
- PDFs und Office-Dateien gehören zur Website: Die Richtlinie (EU) 2016/2102 zählt Dokumente zum Herunterladen zum Inhalt von Websites (ErwG 19), § 2a Abs. 1 BITV 2.0 ebenso.
- In Österreich gilt das WZG nur für den Bund und bundesnahe Einrichtungen (§ 2 Abs. 1 WZG); Länder und Gemeinden verpflichten die Landesgesetze, etwa § 1 Abs. 1 StWZG oder § 15b Abs. 1 Oö. ADG.
- In Deutschland binden BGG und BITV 2.0 nur die öffentlichen Stellen des Bundes (§§ 12, 12a BGG). Stellen der Länder und Kommunen stellt dieser Leitfaden nicht dar.
- Ältere Büro-Dateien sind nur teilweise ausgenommen: vor dem 23.09.2018 veröffentlichte Dateien nach RL 2016/2102, WZG und österreichischen Landesgesetzen, sofern nicht für laufende Verfahren nötig. Die BITV 2.0 kennt diese Ausnahme nicht.
- Unternehmen verpflichten BFSG und BaFG für erfasste Produkte und Verbraucher-Dienstleistungen, etwa im elektronischen Geschäftsverkehr, nach dem 28.06.2025; vorher veröffentlichte Büro-Dateien sind ausgenommen.
- Die Gesetze verweisen auf harmonisierte Normen. Nach Angabe der FFG sind die Regeln in der EN 301 549 V3.2.1 aufgelistet; ihre Klausel 10 baut für Dokumente auf den WCAG-2.1-Kriterien auf. Oberösterreich legt die Fassung per Verordnung abweichend fest: Für Land, Gemeinden und Gemeindeverbände gilt die DIN EN 301 549 V2.1.2, Ausgabe 2018-08 (§ 1 Oö. WEBVO 2020). PDF/UA (ISO 14289) nennt kein Gesetz.
- Fristen für Antworten auf Mängelmeldungen: zwei Monate für Bundesstellen in Österreich (§ 4 Abs. 3 WZG), vier Wochen im Burgenland (§ 59 Abs. 3 Bgld. GADG), ein Monat für Bundesstellen in Deutschland (§ 12b Abs. 4 BGG).
- Keine Strafnorm für die Web-Pflichten öffentlicher Stellen in RL 2016/2102, WZG, BGG und den zitierten Landesgesetzen. Für Unternehmen sehen § 37 BFSG Geldbußen bis 100.000 € und § 36 BaFG Geldstrafen bis 80.000 € vor.
- Geprüfte PDFs fallen oft durch: In Berlin bestanden 2024 nur 7 von 114 geprüften PDF-Dokumenten den automatisierten PAC-Test (6,1 %); 2023 waren es 0 % von 88.
Gehören PDFs und Office-Dokumente zur barrierefreien Website?
Ja, soweit keine Ausnahme greift. Herunterladbare Dokumente sind rechtlich Teil der Website und unterliegen denselben Barrierefreiheitsanforderungen wie die Webseiten selbst. Die Richtlinie (EU) 2016/2102 zählt „Dokumente und Formulare zum Herunterladen“ ausdrücklich zum Inhalt von Websites und mobilen Anwendungen (Erwägungsgrund 19).
Was Dateiformate von Büroanwendungen sind, erklärt Erwägungsgrund 26: Dokumente, die nicht in erster Linie für das Internet gedacht sind und in Websites enthalten sind, etwa PDF, Microsoft-Office- oder gleichwertige quelloffene Formate. Das Steiermärkische Web-Zugangs-Gesetz übernimmt den ersten Teil dieser Definition ohne die Formatbeispiele (§ 2 Z 3 StWZG).
Deutschland: Dokumente als Teil der Website
§ 2a Abs. 1 BITV 2.0 regelt es wörtlich: Integrierte Inhalte in unterschiedlichen Formaten, beispielsweise Dokumente, Videos und Audiodateien, sind Bestandteile von Websites. Dasselbe gilt für mobile Anwendungen (§ 2a Abs. 2) und für elektronisch unterstützte Verwaltungsabläufe einschließlich der elektronischen Aktenführung (§ 2a Abs. 3 und 5 BITV 2.0).
Österreich: Ausnahme für ältere Büro-Dateien
Das WZG nimmt Dateien mit Büroanwendungsformaten aus, die vor dem 23.09.2018 veröffentlicht wurden und deren Inhalte nicht für laufende Verwaltungsverfahren erforderlich sind (§ 2 Abs. 3 lit. a WZG). Später veröffentlichte PDFs und Office-Dateien unterliegen den Anforderungen des § 3 WZG, soweit keine andere Ausnahme des § 2 Abs. 3 WZG greift, etwa für Archive (lit. i), Inhalte Dritter (lit. e) oder bei unverhältnismäßiger Belastung (lit. j). Die hier zitierten Landesgesetze enthalten die Ausnahme für ältere Büro-Dateien ebenfalls (siehe Tabelle unten).
Technisch unterscheidet die Norm EN 301 549 V3.2.1: Klausel 10 gilt für Dokumente, die mit Webseiten bereitgestellt, aber weder eingebettet noch gemeinsam mit ihnen dargestellt werden, also für herunterladbare Dokumente. Für Dokumente, die in Webseiten eingebettet sind und mit ihnen dargestellt werden, gilt Klausel 9 (Klausel 10.0).
Wer ist verpflichtet, Dokumente barrierefrei bereitzustellen?
Verpflichtet sind öffentliche Stellen nach den Umsetzungsgesetzen zur Richtlinie (EU) 2016/2102 und Unternehmen nach den Umsetzungsgesetzen zum European Accessibility Act für Produkte und Dienstleistungen nach dem 28.06.2025. Öffentliche Stellen sind der Staat, die Gebietskörperschaften, Einrichtungen des öffentlichen Rechts und Verbände aus solchen Körperschaften oder Einrichtungen (Art. 3 Nr. 1 RL 2016/2102). Ausgenommen sind Websites und Apps öffentlich-rechtlicher Rundfunkanstalten sowie von NRO, die weder für die Öffentlichkeit wesentliche noch speziell auf Menschen mit Behinderungen ausgerichtete Dienstleistungen anbieten (Art. 1 Abs. 3).
Österreich: Bund, Länder und Gemeinden
Das WZG gilt nur für Websites und mobile Anwendungen des Bundes und bundesnaher Einrichtungen, die im Allgemeininteresse gegründet, zumindest teilrechtsfähig und überwiegend vom Bund finanziert oder beaufsichtigt sind (§ 2 Abs. 1 Z 1 und 2 WZG). Länder und Gemeinden erfassen die Landesgesetze. Die hier zitierten Landesgesetze nennen Gemeinden ausdrücklich:
- Steiermark: § 1 Abs. 1 StWZG (Land, Gemeinden, Gemeindeverbände)
- Oberösterreich: § 15b Abs. 1 Oö. Antidiskriminierungsgesetz
- Niederösterreich: § 12 Abs. 1 NÖ Antidiskriminierungsgesetz 2017
- Burgenland: § 59 Abs. 1 Bgld. Gleichbehandlungs- und Antidiskriminierungsgesetz
- Wien: § 10a Abs. 1 Wiener Antidiskriminierungsgesetz in Verbindung mit § 1 Abs. 2 (Hoheits- und Privatwirtschaftsverwaltung des Landes und der Gemeinde)
Laut FFG haben alle neun Bundesländer die Richtlinie in Landesgesetze übernommen. Für Salzburg nennt die FFG das Salzburger Teilhabegesetz; es lag im geprüften Bestand nicht vor. Den Vergleich der acht geprüften Landesgesetze finden Sie im Beitrag Barrierefreie Websites und Dokumente in Gemeinden.
Deutschland: Bund und Länder
BGG und BITV 2.0 binden die öffentlichen Stellen des Bundes: Träger öffentlicher Gewalt sowie Einrichtungen und Vereinigungen, die überwiegend vom Bund finanziert oder von ihm beaufsichtigt werden (§ 12 BGG). Sie gestalten Websites und mobile Anwendungen einschließlich des Intranets barrierefrei (§ 12a Abs. 1 Satz 1 BGG), ihre elektronisch unterstützten Verwaltungsabläufe spätestens seit dem 23.06.2021 (§ 12a Abs. 1 Satz 2 BGG). Für Stellen der Länder und Kommunen gelten BGG und BITV 2.0 nicht. Die Länder berichten der Überwachungsstelle des Bundes alle drei Jahre über die Websites und Apps ihrer öffentlichen Stellen (§ 12c Abs. 2 BGG). Die Landesgesetze stellt dieser Leitfaden nicht dar.
Unternehmen in Deutschland und Österreich
Das BFSG erfasst Produkte nach dem Katalog des § 1 Abs. 2 und Dienstleistungen für Verbraucher nach § 1 Abs. 3: Telekommunikationsdienste, Elemente von Personenbeförderungsdiensten, Bankdienstleistungen, E-Books und Dienstleistungen im elektronischen Geschäftsverkehr (Nr. 1 bis 5). Kleinstunternehmen, die Dienstleistungen anbieten oder erbringen, sind von § 3 Abs. 1 ausgenommen (§ 3 Abs. 3 BFSG). Das BaFG enthält einen parallelen Katalog (§ 2 Abs. 1 und 2 BaFG, E-Commerce in Abs. 2 Z 6) und eine entsprechende Ausnahme für Kleinstunternehmen (§ 6 Abs. 1 BaFG). Einzelheiten: BFSG für Unternehmen und BaFG für Unternehmen.
Welche Stichtage und Ausnahmen gelten für Dokumente?
Ob ein Dokument barrierefrei sein muss, hängt vom Veröffentlichungsdatum, vom Zweck und vom Rechtskreis ab. Der wichtigste Unterschied: In Österreich sind vor dem 23.09.2018 veröffentlichte Büro-Dateien öffentlicher Stellen ausgenommen, wenn sie nicht für laufende Verwaltungsverfahren nötig sind. Bundesstellen in Deutschland haben diese Ausnahme nicht; die Richtlinie erlaubt strengere nationale Regeln (Art. 2 RL 2016/2102).
| Rechtskreis und Norm | Büro-Dateien (PDF, Office) | Archive | Anwendung ab |
|---|---|---|---|
| EU: RL 2016/2102 | ausgenommen, wenn vor 23.09.2018 veröffentlicht und nicht für aktive Verwaltungsverfahren erforderlich (Art. 1 Abs. 4 lit. a) | ausgenommen, wenn weder für aktive Verwaltungsverfahren benötigt noch nach 23.09.2019 aktualisiert oder überarbeitet (Art. 1 Abs. 4 lit. h) | ab 23.09.2018 veröffentlichte Websites: 23.09.2019, übrige Websites: 23.09.2020, Apps: 23.06.2021 (Art. 12 Abs. 3) |
| AT Bund: WZG | vor 23.09.2018 veröffentlicht und nicht für laufende Verwaltungsverfahren erforderlich (§ 2 Abs. 3 lit. a) | weder für laufende Verwaltungsverfahren benötigt noch nach 23.09.2019 aktualisiert oder überarbeitet (§ 2 Abs. 3 lit. i) | 23.09.2019, 23.09.2020, 23.06.2021 (§ 10 Z 1 bis 3) |
| AT Länder und Gemeinden: zitierte Landesgesetze | vor 23.09.2018 veröffentlicht und nicht für laufende Verfahren erforderlich (§ 1 Abs. 2 Z 1 StWZG, § 15b Abs. 1 Z 1 Oö. ADG, § 12 Abs. 2 Z 1 NÖ ADG, § 10a Abs. 1 lit. a Wiener ADG, § 59 Abs. 1 Z 1 Bgld. GADG) | weder für laufende Verwaltungsverfahren benötigt noch nach 23.09.2019 aktualisiert oder überarbeitet (§ 1 Abs. 2 Z 8 StWZG, § 15b Abs. 1 Z 8 Oö. ADG, § 12 Abs. 2 Z 8 NÖ ADG, § 10a Abs. 1 lit. h Wiener ADG, § 59 Abs. 1 Z 8 Bgld. GADG) | Beispiel Wien: 23.09.2019, 23.09.2020, 23.06.2021 (§ 10a Abs. 9 Wiener ADG) |
| DE Bund: BGG und BITV 2.0 | keine Ausnahme für ältere Büro-Dateien | weder für aktive Verwaltungsverfahren benötigt noch nach 23.09.2019 aktualisiert oder überarbeitet (§ 2 Abs. 2 Nr. 2 BITV 2.0) | Erklärung: 23.09.2019, 23.09.2020, Apps 23.06.2021 (§ 12b Abs. 3 BGG) |
| DE Unternehmen: BFSG | ausgenommen, wenn vor 28.06.2025 veröffentlicht (§ 1 Abs. 4 Nr. 2) | nach 28.06.2025 weder aktualisiert noch überarbeitet (§ 1 Abs. 4 Nr. 5) | Produkte, die nach dem 28.06.2025 in Verkehr gebracht, und Dienstleistungen, die danach für Verbraucher erbracht werden (§ 1 Abs. 2 und 3) |
| AT Unternehmen: BaFG | ausgenommen, wenn vor 28.06.2025 veröffentlicht (§ 2 Abs. 3 Z 2) | nach 28.06.2025 weder aktualisiert noch überarbeitet (§ 2 Abs. 3 Z 5) | Produkte, die nach dem 28.06.2025 in Verkehr gebracht, und Dienstleistungen, die danach für Verbraucher erbracht werden (§ 2 Abs. 1 und 2) |
Den Stichtag 28.06.2025 für Büro-Dateien gibt die Richtlinie (EU) 2019/882 vor (Art. 2 Abs. 4 lit. b). Inhalte Dritter, die die Stelle oder das Unternehmen weder finanziert, entwickelt noch kontrolliert, sind ebenfalls ausgenommen (Art. 1 Abs. 4 lit. e RL 2016/2102, § 2 Abs. 3 lit. e WZG, § 1 Abs. 4 Nr. 4 BFSG, § 2 Abs. 3 Z 4 BaFG). In Deutschland sind Angebote öffentlicher Stellen, die auf Websites Dritter veröffentlicht werden, soweit möglich barrierefrei zu gestalten (§ 12a Abs. 8 BGG).
Hinzu kommt die unverhältnismäßige Belastung (Art. 5 RL 2016/2102, § 2 Abs. 3 lit. j WZG, § 12a Abs. 6 BGG). Die Stelle nimmt die erste Bewertung selbst vor (Art. 5 Abs. 3) und berücksichtigt dabei Größe, Ressourcen und Art der Stelle, die geschätzten Kosten und Vorteile sowie Nutzungshäufigkeit und Nutzungsdauer (Art. 5 Abs. 2). Nimmt sie die Ausnahme in Anspruch, erläutert sie in der Erklärung, welche Anforderungen nicht erfüllt werden konnten (Art. 5 Abs. 4). Mehr dazu im Beitrag Unverhältnismäßige Belastung.
Welcher Maßstab gilt: EN 301 549, WCAG 2.1 oder PDF/UA?
Die Gesetze selbst nennen weder WCAG 2.1 noch PDF/UA; Maßstab für die Konformitätsvermutung sind harmonisierte Normen, deren Referenzen im Amtsblatt der EU veröffentlicht sind (Art. 6 Abs. 1 RL 2016/2102, § 3 Abs. 2 WZG, § 3 Abs. 2 BITV 2.0, § 4 BFSG und § 5 Abs. 1 BaFG). § 3 Abs. 2 StWZG lässt die Entsprechung mit diesen Normen für die Erfüllung genügen. Solange keine Referenzen veröffentlicht sind, nennt die Richtlinie die EN 301 549 in der Fassung V1.1.2 als Maßstab (Art. 6 Abs. 3). Nach Angabe der FFG listet die Fassung V3.2.1 (2021-03) die WCAG 2.1 Stufe AA und einige zusätzliche Kriterien. Oberösterreich hat die Fassung per Verordnung festgelegt: Für Land, Gemeinden und Gemeindeverbände gilt dort die DIN EN 301 549 V2.1.2, Ausgabe 2018-08 (§ 1 Oö. WEBVO 2020).
WCAG 2.1 über Klausel 9 und 10
Für Webseiten entspricht die Konformität mit WCAG 2.1 Stufe AA den Klauseln 9.1 bis 9.4 und 9.6 (Klausel 9.0). Für herunterladbare Dokumente verweist Klausel 10 auf die WCAG-2.1-Erfolgskriterien oder übernimmt sie in einer an Dokumente angepassten Fassung, unter anderem:
- Nicht-Text-Inhalt, also Alternativtexte (10.1.1.1, WCAG 1.1.1)
- Info und Beziehungen, also Struktur wie Überschriften und Tabellen (10.1.3.1, WCAG 1.3.1)
- Bedeutungstragende Reihenfolge, die Lesereihenfolge (10.1.3.2, WCAG 1.3.2)
- Kontrast (Minimum) (10.1.4.3, WCAG 1.4.3)
- Tastatur (10.2.1.1, WCAG 2.1.1)
- Dokumenttitel (10.2.4.2) und Sprache des Dokuments (10.3.1.1, entspricht WCAG 3.1.1 mit „Dokument“ statt „Webseite“)
PDF/UA als eigene technische Norm
PDF/UA ist die Norm ISO 14289. Teil 1 (2014) legt fest, wie ISO 32000-1 zur Erstellung barrierefreier Dokumente zu verwenden ist, Teil 2 (2024) dasselbe für ISO 32000-2. Verfahren zur Umwandlung von Papier- oder elektronischen Dokumenten in PDF/UA regelt die Norm nicht. Keines der genannten Gesetze nennt WCAG oder PDF/UA ausdrücklich. Die EN 301 549 V3.2.1 verweist nicht auf PDF/UA. PDF/UA ist eine eigene technische Norm für das PDF-Format; Maßstab für die Barrierefreiheit eines PDFs bleiben die Kriterien der EN 301 549, in der Fassung V3.2.1 die der Klausel 10.
Die FFG weist darauf hin, dass im September 2026 die Version 4.1.1 der EN 301 549 veröffentlicht wurde. Für die Konformitätsvermutung kommt es auf die Normen an, deren Referenzen im Amtsblatt der EU veröffentlicht sind (Art. 6 Abs. 1 RL 2016/2102). Die Einzelheiten erklärt der Beitrag PDF/UA, WCAG 2.1 und EN 301 549.
Was muss die Erklärung zur Barrierefreiheit enthalten, und wie schnell müssen Sie antworten?
Die Erklärung nennt den Stand der Vereinbarkeit, die nicht barrierefreien Inhalte mit Gründen und gegebenenfalls Alternativen, Datum und Methode der Erstellung, den Feedback-Mechanismus und das Durchsetzungsverfahren. Auf Mängelmeldungen antworten österreichische Bundesstellen binnen zwei Monaten (§ 4 Abs. 3 WZG), ebenso die Stellen nach den zitierten Landesgesetzen der Steiermark, Oberösterreichs, Niederösterreichs und Wiens. Stellen des Landes Burgenland und seiner Gemeinden antworten binnen vier Wochen (§ 59 Abs. 3 Bgld. GADG), öffentliche Stellen des Bundes in Deutschland spätestens innerhalb eines Monats (§ 12b Abs. 4 BGG). Die Erklärung zur Barrierefreiheit erläutert nicht barrierefreie Inhalte mit Gründen und gegebenenfalls Alternativen, beschreibt und verlinkt den Feedback-Mechanismus und verlinkt das Durchsetzungsverfahren (Art. 7 Abs. 1 RL 2016/2102). Die Pflichtinhalte stehen in Abschnitt 1 des Anhangs zum Durchführungsbeschluss (EU) 2018/1523:
- Stand der Vereinbarkeit: vollständig, teilweise oder nicht vereinbar
- nicht barrierefreie Inhalte mit Grund: Unvereinbarkeit, unverhältnismäßige Belastung oder außerhalb des Anwendungsbereichs
- barrierefreie Alternativen
- Datum der Erstellung und verwendete Methode
- Feedback-Mechanismus mit Kontaktangaben
- Durchsetzungsverfahren mit Link und Kontaktangaben der Durchsetzungsstelle
Für Dokumente heißt das: Nicht barrierefreie PDFs sind als nicht barrierefreie Inhalte aufzuführen, mit Grund und gegebenenfalls Alternative. Die Erläuterungen zum Anhang empfehlen, die Aussagen regelmäßig, mindestens einmal jährlich, auf ihre Richtigkeit zu überprüfen.
Deutschland: Erklärung nach BITV 2.0 und BGG
Die Erklärung ist barrierefrei und maschinenlesbar zu veröffentlichen und muss von der Startseite und jeder Seite erreichbar sein (§ 7 Abs. 1 BITV 2.0). Die Pflichtinhalte aus Abschnitt 1 des Anhangs zum Durchführungsbeschluss sind aufzunehmen (§ 7 Abs. 4). Die Erklärung beruht auf einer tatsächlichen Bewertung; anzugeben ist, ob ein Dritter oder die Stelle selbst bewertet hat (§ 7 Abs. 5). Sie ist jährlich und bei jeder wesentlichen Änderung zu aktualisieren (§ 7 Abs. 6). Pflicht sind eine elektronische Kontaktmöglichkeit und ein Hinweis auf das Schlichtungsverfahren nach § 16 BGG mit Link zur Schlichtungsstelle (§ 12b Abs. 2 Nr. 2 und 3 BGG).
Österreich: Erklärung nach WZG und Landesgesetzen
Bundesstellen veröffentlichen die Erklärung in einem barrierefrei zugänglichen Format und halten sie aktuell; sie muss über die Startseite erreichbar sein (§ 4 Abs. 1 und 2 WZG). Die zitierten Landesgesetze schreiben die Mustererklärung vor (§ 4 Abs. 1 StWZG, § 15b Abs. 3 Oö. ADG, § 12 Abs. 5 NÖ ADG, § 10a Abs. 4 Wiener ADG, § 59 Abs. 3 Bgld. GADG). In Wien ist zusätzlich eine Person oder Stelle für Beschwerden zu benennen und mit Kontaktdaten in der Erklärung anzuführen (§ 10a Abs. 5 Wiener ADG).
| Rechtskreis | Frist für Antwort auf Mängelmeldung | Fundstelle |
|---|---|---|
| EU-Rahmen | innerhalb einer vernünftigen Frist | Art. 7 Abs. 1 RL 2016/2102 |
| AT Bund | zwei Monate | § 4 Abs. 3 WZG |
| AT Steiermark, Oberösterreich, Niederösterreich, Wien | zwei Monate | § 4 Abs. 2 StWZG, § 15b Abs. 3 Oö. ADG, § 12 Abs. 5 NÖ ADG, § 10a Abs. 5 Wiener ADG |
| AT Burgenland | vier Wochen | § 59 Abs. 3 Bgld. GADG |
| DE Bund | spätestens ein Monat | § 12b Abs. 4 BGG |
Ein Muster und die Gliederung finden Sie im Beitrag Erklärung zur Barrierefreiheit.
Drohen bei fehlenden barrierefreien Dokumenten Strafen?
Für die Web-Pflichten öffentlicher Stellen sehen die hier geprüften Normen keine Strafe vor; für Unternehmen gibt es Bußgeld- und Strafbestimmungen. Laut FFG sehen weder die Richtlinie (EU) 2016/2102 noch das WZG Sanktionen oder Strafen vor. Die zitierten Landesgesetze knüpfen an ihre Web-Bestimmungen keine Strafe. StWZG und Bgld. GADG enthalten keine Strafbestimmung; die Strafbestimmungen der übrigen betreffen andere Pflichten, etwa § 6 Wiener ADG zu den §§ 2 und 4 Abs. 3. Das BGG enthält keine Bußgeldvorschrift.
Durchsetzung bei öffentlichen Stellen
In Österreich prüft die nach § 5 Abs. 2 WZG zuständige Stelle, ohne abweichende Verordnung die FFG, Beschwerden gegen Bundesstellen und spricht bei berechtigten Beschwerden Handlungsempfehlungen aus (§ 5 Abs. 1 Z 2 WZG). Auf Landesebene sind eigene Stellen zuständig, etwa die oder der Gleichbehandlungsbeauftragte des Landes und der Gemeinden in der Steiermark (§ 6 Abs. 1 StWZG) oder die Antidiskriminierungsstelle in Oberösterreich (§ 15b Abs. 5 Oö. ADG). In Deutschland können Betroffene bei der Schlichtungsstelle nach § 16 BGG ein Schlichtungsverfahren beantragen (§ 16 Abs. 2 BGG); es ist für die Beteiligten unentgeltlich (§ 16 Abs. 6 BGG).
Unternehmen in Deutschland
Ordnungswidrig handelt, wer vorsätzlich oder fahrlässig entgegen § 14 Abs. 1 BFSG eine Dienstleistung anbietet oder erbringt (§ 37 Abs. 1 Nr. 8 BFSG). Nach § 14 Abs. 1 muss die Dienstleistung die Barrierefreiheitsanforderungen erfüllen und die Information nach Anlage 3 barrierefrei zugänglich sein. Die Geldbuße beträgt in diesem Fall bis zu 100.000 €; das gilt auch, wenn nur die Informationen nach Anlage 3 fehlen oder nicht barrierefrei zugänglich sind (§ 14 Abs. 1 Nr. 2 BFSG). In den übrigen Fällen beträgt sie bis zu 10.000 € (§ 37 Abs. 2 BFSG), etwa wenn der Dienstleistungserbringer die Marktüberwachungsbehörde nicht oder nicht rechtzeitig über eine Nichtkonformität informiert (§ 37 Abs. 1 Nr. 2 in Verbindung mit § 14 Abs. 4 Satz 2 BFSG).
Unternehmen in Österreich
Das Sozialministeriumservice bestraft das Anbieten oder Erbringen einer Dienstleistung entgegen § 14 Abs. 1 BaFG mit einer Geldstrafe bis zu 80.000 €, bei Kleinstunternehmen und KMU bis zu 50.000 € (§ 36 Abs. 1 Z 3 BaFG). Weitere Tatbestände, etwa fehlende Informationen über Dienstleistungen nach Anlage 3, sind mit bis zu 40.000 € (KMU 25.000 €) oder bis zu 16.000 € (KMU 10.000 €) bedroht (§ 36 Abs. 2 und 3 BaFG).
Wie barrierefrei sind Dokumente in der Praxis?
Die Monitoring-Ergebnisse zeigen, dass PDFs zu den schwächsten Stellen öffentlicher Websites gehören. Die Mitgliedstaaten überwachen periodisch (Art. 8 Abs. 1 RL 2016/2102) und berichten der Kommission alle drei Jahre (Art. 8 Abs. 4). Die Prüfungen führen Überwachungsstellen durch.
Deutschland: Überwachung in Berlin 2024
- Geprüft wurden 117 Angebote: 108 Webauftritte vereinfacht, 4 eingehend, 5 Apps.
- PDF-Dokumente: 7 von 114 bestanden den automatisierten Test mit dem PDF Accessibility Checker (PAC), das sind 6,1 %. 2023 lag die Quote bei 0 % (88 Dokumente), 2022 bei 2,7 % (73 Dokumente).
- Das Kriterium 1.3.1 Info und Beziehungen erfüllten 5 von 117 Angeboten (4,3 %).
- Eine formal korrekte Erklärung zur Barrierefreiheit hatten 15 von 117 Angeboten (12,8 %).
Österreich: FFG-Zwischenbericht Monitoring 2025
- 64 % der gecheckten Websites und Apps hatten eine Barrierefreiheitserklärung, 2024 waren es 57 %.
- Knapp 70 % (69 %) der Erklärungen nannten kein aktuelles Datum; 73 % enthielten alle verpflichtenden Inhalte.
- Keine der 23 eingehend geprüften Websites war vollständig vereinbar; im Mittel waren pro Website 18 der 49 geprüften WCAG-2.1-AA-Kriterien nicht erfüllt.
- 52,5 % der Erklärungen gaben eine unverhältnismäßige Belastung an, häufig für YouTube-Videos ohne Audiodeskription und mehrfach mit dem Hinweis, PDF-Dokumente könnten nicht standardmäßig barrierefrei veröffentlicht werden.
- Häufige Barriere laut FFG: nicht oder falsch getaggte PDFs; PDFs aus Scans vermitteln gar keine Strukturinformationen.
- 20 % der gecheckten Angebote entfielen auf die Gemeinde-Ebene (Verwaltungsebene lokal).
Wie die Stellen prüfen und welche Stichproben sie ziehen, erklärt der Beitrag Monitoring der Barrierefreiheit.
Wie bringen Sie Ihren Dokumentenbestand in sechs Schritten in Ordnung?
Am schnellsten kommen Sie voran, wenn Sie den Bestand erfassen, nach Rechtslage priorisieren und an der Quelldatei ansetzen. Die folgenden Schritte ordnen jede Aufgabe einer Fundstelle zu.
- Bestand erfassen. Listen Sie alle PDFs und Office-Dateien auf Website, Apps und im Intranet auf. In Deutschland nennt § 12a Abs. 1 Satz 1 BGG das Intranet von Bundesstellen ausdrücklich. In Österreich sind nur Intranet- und Extranet-Inhalte ausgenommen, die vor dem 23.09.2019 veröffentlicht wurden, und das nur, bis die Website grundlegend überarbeitet wird (Bund: § 2 Abs. 3 lit. g WZG; Länder und Gemeinden: zum Beispiel § 1 Abs. 2 Z 7 StWZG, § 15b Abs. 1 Z 7 Oö. ADG). In Niederösterreich gilt eine Überarbeitung erst als grundlegend, wenn zumindest die zugrunde liegende Technologieplattform geändert wurde (§ 12 Abs. 2 Z 7 NÖ ADG). Notieren Sie Veröffentlichungsdatum und Zweck, denn davon hängen die Ausnahmen ab.
- Priorisieren. Zuerst kommen Formulare und Unterlagen für laufende Verwaltungsverfahren: Für sie gilt die Ausnahme für ältere Büro-Dateien nicht (Art. 1 Abs. 4 lit. a RL 2016/2102, § 2 Abs. 3 lit. a WZG). Danach folgen viel genutzte Dokumente, zuletzt Archive im Sinne von Art. 1 Abs. 4 lit. h.
- Quelldateien sichern. Holen Sie die Word- oder PowerPoint-Originale. Struktur, Überschriften und Alternativtexte lassen sich dort anlegen; ein PDF aus einem Scan vermittelt laut FFG keine Strukturinformationen. Die Checkliste für Word und PowerPoint zeigt die Einzelschritte.
- Aufbereiten. Setzen Sie die Kriterien der Klausel 10 EN 301 549 um, darunter Alternativtext, Struktur, Lesereihenfolge, Kontrast, Tastaturbedienbarkeit, Titel und Sprache. Für PDFs können Sie ergänzend die technische Norm PDF/UA (ISO 14289) heranziehen; geprüft wird gegen die Kriterien der Klausel 10.
- Prüfen und protokollieren. Kombinieren Sie einen automatisierten Test mit einer menschlichen Prüfung. Laut PAC-Herausgeber lassen sich nicht alle Anforderungen automatisch prüfen. Die FFG unterscheidet automatisierte vereinfachte Checks von eingehenden Checks jedes EN-301-549-Kriteriums. In Deutschland verlangt die Erklärung eine tatsächliche Bewertung (§ 7 Abs. 5 BITV 2.0); ein Bewertungsbericht kann verlinkt werden.
- Erklärung aktualisieren. Führen Sie verbleibende nicht barrierefreie Dokumente mit Grund und gegebenenfalls Alternative auf (Art. 7 Abs. 1 lit. a RL 2016/2102), nennen Sie den Feedback-Kontakt und das Datum. Aktualisieren Sie als Bundesstelle in Deutschland jährlich und bei jeder wesentlichen Änderung (§ 7 Abs. 6 BITV 2.0), als Bundesstelle in Österreich halten Sie die Erklärung aktuell (§ 4 Abs. 1 WZG).
Wenn Sie die Aufbereitung nicht selbst übernehmen möchten: Compliance-Kit bereitet PDF-, Word- und PowerPoint-Dokumente barrierefrei auf. Mehr dazu unter barrierefreie Dokumente aufbereiten lassen.
Häufig gestellte Fragen
Muss eine Gemeinde in Österreich ihre PDFs barrierefrei bereitstellen?
Müssen alte PDFs nachträglich barrierefrei gemacht werden?
Schreibt ein Gesetz PDF/UA vor?
Reicht ein automatischer PDF-Test als Nachweis?
Gilt das BFSG für PDFs in einem Onlineshop?
Wie schnell muss eine Behörde auf eine Mängelmeldung antworten?
Darf eine Stelle sich darauf berufen, dass barrierefreie PDFs zu aufwendig sind?
Quellen
- Richtlinie (EU) 2016/2102 über den barrierefreien Zugang zu Websites und mobilen Anwendungen öffentlicher Stellen, ErwG 19, ErwG 26, Art. 1 Abs. 3 und 4, Art. 2, Art. 3 Nr. 1, Art. 5, Art. 6 Abs. 1 und 3, Art. 7 Abs. 1, Art. 8 Abs. 1 und 4, Art. 12 Abs. 3, eur-lex.europa.eu
- Richtlinie (EU) 2019/882 über die Barrierefreiheitsanforderungen für Produkte und Dienstleistungen (European Accessibility Act), Art. 2 Abs. 4 lit. b, eur-lex.europa.eu
- Durchführungsbeschluss (EU) 2018/1523 zur Festlegung einer Mustererklärung zur Barrierefreiheit, Art. 1, Anhang Abschnitt 1, Erläuterungen zum Anhang, eur-lex.europa.eu
- ETSI EN 301 549 V3.2.1 (2021-03) Accessibility requirements for ICT products and services, Klausel 9.0, Klausel 10.0, 10.1.1.1, 10.1.3.1, 10.1.3.2, 10.1.4.3, 10.2.1.1, 10.2.4.2, 10.3.1.1, etsi.org
- ISO 14289-1:2014 (PDF/UA-1), ISO-Katalogseite mit Abstract, Abstract, Publication date 2014-12, iso.org
- ISO 14289-2:2024 (PDF/UA-2), ISO-Katalogseite mit Abstract, Abstract, Publication date 2024-03, iso.org
- PAC (PDF Accessibility Checker), FAQ des Herausgebers, Frage zur Rechtsverbindlichkeit des Prüfergebnisses, pac.pdf-accessibility.org
- Web-Zugänglichkeits-Gesetz (WZG), geltende Fassung, § 2 Abs. 1 und 3, § 3 Abs. 2, § 4 Abs. 1 bis 3, § 5 Abs. 1 Z 2 und Abs. 2, § 10, ris.bka.gv.at
- Steiermärkisches Web-Zugangs-Gesetz (StWZG), geltende Fassung, § 1 Abs. 1 und 2, § 2 Z 3, § 3 Abs. 2, § 4 Abs. 1 und 2, § 6 Abs. 1, ris.bka.gv.at
- Oö. Antidiskriminierungsgesetz, geltende Fassung, § 15b Abs. 1, 2, 3 und 5, ris.bka.gv.at
- NÖ Antidiskriminierungsgesetz 2017, geltende Fassung, § 12 Abs. 1, 2 und 5, ris.bka.gv.at
- Wiener Antidiskriminierungsgesetz, geltende Fassung, § 1 Abs. 2, § 6, § 10a Abs. 1, 4, 5 und 9, ris.bka.gv.at
- Burgenländisches Gleichbehandlungs- und Antidiskriminierungsgesetz, geltende Fassung, § 59 Abs. 1 und 3, ris.bka.gv.at
- Barrierefreiheitsgesetz (BaFG), geltende Fassung, § 2 Abs. 1 bis 3, § 5 Abs. 1, § 6 Abs. 1, § 36 Abs. 1 bis 3, ris.bka.gv.at
- Behindertengleichstellungsgesetz (BGG), § 12, § 12a Abs. 1, 6 und 8, § 12b Abs. 2 bis 4, § 12c Abs. 2, § 16 Abs. 2 und 6, gesetze-im-internet.de
- Barrierefreie-Informationstechnik-Verordnung (BITV 2.0), § 2 Abs. 2 Nr. 2, § 2a Abs. 1 bis 3 und 5, § 3 Abs. 2, § 7 Abs. 1, 4, 5 und 6, gesetze-im-internet.de
- Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSG), § 1 Abs. 2 bis 4, § 3 Abs. 1 und 3, § 4, § 14 Abs. 1, § 37, gesetze-im-internet.de
- FFG digitalbarrierefrei.at: Rechtlicher Rahmen, Abschnitte WAD (EN 301 549 V3.2.1, Hinweis V4.1.1), Sanktionen, Landesgesetze (9 Bundesländer, Salzburger Teilhabegesetz), digitalbarrierefrei.at
- FFG digitalbarrierefrei.at: Zwischenbericht Monitoring 2025, Das Wichtigste auf einen Blick, Anzahl Checks, Verteilung nach Verwaltungsebenen, Unverhältnismäßige Belastung, häufige Barrieren (PDF), digitalbarrierefrei.at
- Landesbeauftragte für digitale Barrierefreiheit Berlin: Überblick der Überwachungsergebnisse 2024, Allgemeine Ergebnisse, Anforderungen mit niedrigster Erfüllung, PDF-Dokumente (PAC-Test), berlin.de
- Verordnung der Oö. Landesregierung über die Anforderungen an den barrierefreien Zugang zu Websites und mobilen Anwendungen im Bereich des Oö. ADG (Oö. WEBVO 2020), LGBl. Nr. 17/2020, § 1, ris.bka.gv.at