Barrierefreie Dokumente in Word und PowerPoint erstellen: die Checkliste

Warum beginnt ein barrierefreies PDF in der Word- oder PowerPoint-Datei?

Ein barrierefreies PDF beginnt in der Quelldatei, weil der Export nur die Struktur übertragen kann, die in Word oder PowerPoint angelegt ist. Die EN 301 549 V3.2.1 verlangt von Autorenwerkzeugen, die Inhalte in eine andere Technik umwandeln: Barrierefreiheitsinformationen bleiben im Ergebnis erhalten, wenn das Zielformat gleichwertige Mechanismen besitzt (Klausel 11.8.3 mit Anmerkung 2). Fehlt eine Überschrift als Struktur in der Quelldatei, gibt es im PDF nichts zu erhalten. Korrekturen, die Sie nur im PDF vornehmen, fehlen nach dem nächsten Export aus der Quelldatei wieder.

Auch die Norm für barrierefreie PDFs schreibt keinen Herstellungsweg vor. ISO 14289-1:2014 (PDF/UA-1) legt fest, wie ISO 32000-1:2008 für barrierefreie elektronische Dokumente zu verwenden ist. Konkrete Verfahren, mit denen Papier- oder elektronische Dokumente in das PDF/UA-Format umgewandelt werden, sind laut Abstract der ISO nicht Gegenstand der Norm.

Klausel 10 der EN 301 549 gilt für Dokumente, die keine Webseiten und nicht in Webseiten eingebettet sind, ausdrücklich auch für Dokumente, die zum Herunterladen bereitgestellt werden (Klausel 10.0). Als Beispiele nennt die Norm unter anderem Briefe, Tabellenkalkulationen und Präsentationen (Klausel 10.0, Anmerkung 1). Die Anforderungen gelten auch für Dokumente mit Signatur, Verschlüsselung, Passwortschutz oder Wasserzeichen, sobald sie angezeigt werden (Anmerkung 7). Welcher Maßstab rechtlich gilt, erklärt der Artikel PDF/UA, WCAG 2.1 und EN 301 549.

Ob für eine bestimmte Datei eine rechtliche Pflicht besteht, regeln die Gesetze, nicht die Norm. Die Stichtage für Dateiformate von Büroanwendungen unterscheiden sich je Rechtskreis:

• EU, öffentliche Stellen: Die Richtlinie (EU) 2016/2102 nimmt Büro-Dateien aus, die vor dem 23. September 2018 veröffentlicht wurden, es sei denn, sie sind für aktive Verwaltungsverfahren erforderlich (Art. 1 Abs. 4 lit. a).
• Österreich, Bund: Das WZG enthält dieselbe Ausnahme für Bundesstellen und bundesnahe Einrichtungen (§ 2 Abs. 3 lit. a WZG). Für Länder und Gemeinden gelten die Landesgesetze.
• Deutschland, Bund: Die BITV 2.0 kennt diese Ausnahme nicht. Ausgenommen sind unter anderem Archive, die keine Inhalte für aktive Verwaltungsverfahren enthalten und nach dem 23. September 2019 weder aktualisiert noch überarbeitet wurden (§ 2 Abs. 2 Nr. 2 BITV 2.0).
• Unternehmen: BFSG und BaFG gelten nicht für Büro-Dateien auf Webseiten und in Apps, die vor dem 28. Juni 2025 veröffentlicht wurden (§ 1 Abs. 4 Nr. 2 BFSG für Deutschland; § 2 Abs. 3 Z 2 BaFG für Österreich).

Wer im Einzelnen verpflichtet ist, erklärt der Leitfaden zu Pflichten, Fristen und Ausnahmen. Für die Praxis bietet sich diese Arbeitsreihenfolge an:

1. Quelldatei strukturieren: Formatvorlagen, Listen, Tabellenköpfe, Alternativtexte, Titel, Sprache.
2. Die eingebaute Barrierefreiheitsprüfung des Programms ausführen, sofern vorhanden. Erkennt eine solche Prüffunktion einen Verstoß gegen Klausel 9 oder 10, muss das Werkzeug nach der Norm Reparaturvorschläge anbieten (Klausel 11.8.4).
3. Als getaggtes PDF exportieren, mit eingeschalteter Option für Strukturinformationen.
4. Das PDF automatisiert prüfen.
5. Die manuellen Punkte prüfen.
6. Ergebnis und offene Punkte festhalten.

Die Checkliste: Prüfpunkte mit WCAG-Kriterium und EN-301-549-Klausel

Die Tabelle ordnet 14 Prüfpunkte für Word und PowerPoint dem jeweiligen WCAG-2.1-Erfolgskriterium, seiner Stufe und der Klausel der EN 301 549 V3.2.1 zu. Stufe AA bedeutet: Alle Kriterien der Stufen A und AA sind erfüllt, oder es gibt eine konforme Alternativfassung (WCAG 2.1, Konformitätsanforderungen).

Die Liste ist nicht abschließend. Klausel 10 enthält weitere Kriterien, etwa zu Medien, Tastaturbedienung und Eingabehilfen (Klauseln 10.1.2, 10.2.1, 10.3.3). Beim Umfließen (Reflow) nimmt die Norm Inhalte aus, die ein zweidimensionales Layout benötigen. Als Beispiele nennt sie unter anderem Präsentationen und Datentabellen (Klausel 10.1.4.10 mit Anmerkung 2).

Was leistet der Export als getaggtes PDF, und was bleibt Handarbeit?

Ein Export mit Tag-Option kann nur die Struktur übertragen, die in der Quelldatei ausgezeichnet ist; die inhaltliche Qualität bleibt Handarbeit. Die EN 301 549 verlangt von Autorenwerkzeugen, dass sie die Erstellung konformer Inhalte ermöglichen und anleiten (Klausel 11.8.2). Stellen sie Vorlagen bereit, muss mindestens eine davon konforme Inhalte unterstützen und als solche gekennzeichnet sein (Klausel 11.8.5). Diese Anforderungen betreffen die Programme selbst. Ob ein bestimmtes Programm sie erfüllt, beantwortet die Norm nicht.

Diese Punkte entscheidet kein Exportdialog für Sie:

• Ob ein Alternativtext denselben Zweck erfüllt wie das Bild (1.1.1).
• Ob Überschriften Thema oder Zweck beschreiben (2.4.6).
• Ob die Lesereihenfolge der Bedeutung folgt (1.3.2), besonders bei Folien mit mehreren Textfeldern.
• Ob Sprachwechsel ausgezeichnet sind (3.1.2). Manche Dokumenttechniken bieten dafür keinen von Hilfstechnologien unterstützten Weg (Klausel 10.3.1.2, Anmerkung 1).
• Ob die Tags im PDF zur Bedeutung des Inhalts passen. Diese Frage nennt der PAC-Herausgeber ausdrücklich als Aufgabe menschlicher Prüfung (FAQ).

Enthält ein Dokument eigene, nicht standardisierte Strukturtypen, bezeichnet es die Norm als bewährte Praxis, sie auf Standard-Strukturtypen abzubilden (Klausel 10.1.3.1, Anmerkung).

Wie prüfen Sie das PDF automatisiert, und wo liegen die Grenzen?

Ein automatischer Prüfer wie der PDF Accessibility Checker (PAC) zeigt, ob die maschinell prüfbaren Anforderungen erfüllt sind, mehr nicht. Laut FAQ des Herausgebers unterstützt PAC sowohl PDF/UA als auch WCAG. Nicht alle Anforderungen beider Regelwerke lassen sich jedoch automatisch prüfen; zusätzliche Prüfungen durch einen Menschen sind immer erforderlich. Das Prüfergebnis ist laut FAQ nicht rechtsverbindlich, sondern ein Indikator. Grüne Häkchen auf den Registern PDF/UA und WCAG bedeuten nur, dass alle automatisch prüfbaren Anforderungen erfüllt sind.

Achten Sie auf die PDF-Version Ihres Exports. Dateien im Format PDF 2.0 verarbeitet PAC laut FAQ derzeit nach dem Prinzip „best effort“, volle Unterstützung besteht nur für PDF 1.7. In einigen Fällen können dabei Fehler oder weniger verlässliche Ergebnisse auftreten. Volle Unterstützung für PDF 2.0 und PDF/UA-2 ist laut Herausgeber geplant, ein Termin ist nicht bekannt.

Für vertrauliche Unterlagen ist ein weiterer Punkt aus der FAQ relevant: PAC greift laut Herausgeber in keiner Weise auf das Internet zu.

Welche Punkte prüfen Sie von Hand?

Von Hand prüfen Sie alles, was Bedeutung und Zuordnung betrifft. Anhang C der EN 301 549 sieht für Dokumentkriterien die Prüfart „Inspection“ vor: Geprüft wird, ob das Dokument das jeweilige WCAG-Kriterium nicht verletzt, etwa bei Nicht-Text-Inhalten und bei Info und Beziehungen (C.10.1.1.1, C.10.1.3.1).

1. Überschriftenstruktur im Tag-Baum gegen das sichtbare Dokument abgleichen (1.3.1).
2. Lesereihenfolge mit einer Vorlesefunktion oder einem Screenreader durchgehen (1.3.2).
3. Alternativtexte lesen: Beschreiben sie Zweck und Inhalt (1.1.1)?
4. Tabellenköpfe und ihre Zuordnung zu den Datenzellen kontrollieren (1.3.1).
5. Kontraste mit einem Kontrastwerkzeug messen (1.4.3).
6. Links und Formularfelder mit der Tastatur ansteuern (2.1.1, Klausel 10.2.1.1).
7. Titel und Sprache in den Dokumenteigenschaften kontrollieren (2.4.2, 3.1.1).

Welche Dokumentfehler finden die Überwachungsstellen?

Die Berichte der Überwachungsstellen zeigen große Lücken bei PDF-Dokumenten: In Berlin bestand 2024 nur ein kleiner Teil der getesteten PDFs den automatisierten Test, die FFG nennt 2025 fehlende oder falsche Tags als häufigen Fehler.

Deutschland (Land Berlin)

Die Überwachungsstelle des Landes Berlin hat 2024 insgesamt 117 Angebote öffentlicher Stellen Berlins geprüft, davon 108 Webauftritte vereinfacht, 4 Webauftritte eingehend und 5 Apps. Von 114 getesteten PDF-Dokumenten bestanden 7 den automatisierten Test mit PAC, eine Erfüllungsquote von 6,1 %. 2023 lag die Quote bei 0 % (88 Dokumente), 2022 bei 2,7 % (73 Dokumente). Bei den Anforderungen aus Abschnitt 9 (Web) und Abschnitt 11 (Software, außer 11.5 bis 11.8) der EN 301 549 erfüllten 2024 nur 5 von 117 Angeboten das Kriterium 1.3.1 Info und Beziehungen (4,3 %).

Österreich

Die FFG nennt im Monitoring-Zwischenbericht 2025 zum Kriterium 1.3.1 nicht oder falsch getaggte PDF-Dokumente als häufigen Fehler: PDFs ohne oder mit unzureichender Tag-Struktur, also ohne Überschriften, Listen und Tabellen. Als Extrembeispiel führt sie PDFs aus Scans an, die gar keine Strukturinformationen vermitteln. Zum Kriterium 2.1.1 nennt sie Links und Formularelemente in PDFs, die nicht per Tastatur ansteuerbar sind; dafür müssen PDFs korrekt getaggt sein. In 52,5 % der Barrierefreiheitserklärungen der stichprobenartig geprüften Websites und Apps war eine unverhältnismäßige Belastung angegeben, mehrfach mit der Begründung, PDF-Dokumente könnten nicht standardmäßig barrierefrei veröffentlicht werden. Wann diese Ausnahme trägt, erklärt der Artikel zur unverhältnismäßigen Belastung.

Wie die Stellen ihre Stichproben ziehen, beschreibt der Artikel zum Monitoring der Überwachungsstellen. Wenn Sie einen Bestand an Word-, PowerPoint- oder PDF-Dateien umstellen müssen, können Sie bei Compliance-Kit barrierefreie Dokumente aufbereiten lassen.