PDF/UA (ISO 14289)

PDF/UA (ISO 14289) ist der technische ISO-Standard für barrierefreie PDF, gesetzlich nicht ausdrücklich vorgeschrieben.

Was ist PDF/UA (ISO 14289)?

PDF/UA ist die internationale Norm ISO 14289. Sie legt fest, wie das PDF-Format genutzt wird, um barrierefreie elektronische Dokumente zu erzeugen. Die Norm besteht aus zwei Teilen:

• Teil 1, ISO 14289-1:2014 (PDF/UA-1): regelt die Verwendung von ISO 32000-1:2008. Die Ausgabe 2 erschien im Dezember 2014 und ersetzt die zurückgezogene Fassung ISO 14289-1:2012. ISO hat sie zuletzt 2025 überprüft und bestätigt; sie bleibt damit aktuell.
• Teil 2, ISO 14289-2:2024 (PDF/UA-2): regelt die Verwendung von ISO 32000-2. Die erste Ausgabe erschien im März 2024.

Beide Teile stammen vom Komitee ISO/TC 171/SC 2. Sie beschreiben den technischen Aufbau der Datei. Nicht geregelt sind laut den Kurzfassungen der ISO unter anderem Verfahren zur Umwandlung von Papier- oder elektronischen Dokumenten in PDF/UA, Details der Darstellung sowie Hardware und Betriebssysteme. Teil 2 klammert zusätzlich inhaltliche Anforderungen aus, soweit sie über den programmatischen Zugriff und die Textdarstellung hinausgehen, ebenso Vorgaben für bestimmte Dokumentklassen wie Rechnungen oder Berichte.

Für die Einordnung gilt: PDF/UA ist ein technischer Standard. Die Richtlinie (EU) 2016/2102 erwähnt PDF/UA nicht.

Rechtsgrundlagen und Verweise

Rechtlich maßgeblich sind die Barrierefreiheitsanforderungen des Art. 4 RL (EU) 2016/2102, nicht PDF/UA. Nach Art. 4 stellen die Mitgliedstaaten sicher, dass öffentliche Stellen die erforderlichen Maßnahmen treffen, um ihre Websites und mobilen Anwendungen besser zugänglich zu machen, indem sie sie wahrnehmbar, bedienbar, verständlich und robust gestalten. Nach Art. 6 Abs. 1 gilt eine Vermutung der Konformität für Inhalte, die harmonisierten Normen entsprechen, deren Referenzen im Amtsblatt der EU veröffentlicht sind. Sind keine solchen Referenzen veröffentlicht, verweist Art. 6 Abs. 3 für Websites auf die EN 301 549 in der Fassung V1.1.2 (2015-04). Art. 6 Abs. 4 ermächtigt die Kommission, diesen Verweis auf eine jüngere Fassung zu aktualisieren.

PDF-Dateien auf Websites sind erfasst. Nach Erwägungsgrund 26 sind Dateiformate von Büroanwendungen Dokumente, die nicht in erster Linie für die Verwendung im Internet gedacht sind und in Websites enthalten sind, etwa im PDF-Format, in Microsoft-Office-Formaten oder gleichwertigen (quelloffenen) Formaten. Art. 1 Abs. 4 lit. a nimmt solche Dateien aus, wenn sie vor dem 23. September 2018 veröffentlicht wurden, es sei denn, sie sind für aktive Verwaltungsverfahren erforderlich.

Die Fassung EN 301 549 V3.2.1 (2021-03) regelt Dokumente in Klausel 10. Sie betrifft Nicht-Web-Dokumente, also Dokumente, die keine Webseite sind und weder in Webseiten eingebettet noch für deren Darstellung oder Funktion genutzt werden (Begriffsbestimmung in Klausel 3.1). Nach Klausel 10.0 gilt Klausel 10 auch für Dokumente, die mit einer Webseite bereitgestellt, aber weder eingebettet noch zusammen mit ihr dargestellt werden, also für herunterladbare Dokumente. Die einzelnen Anforderungen verlangen, dass das Dokument Erfolgskriterien der WCAG 2.1 erfüllt, teils in angepasster Fassung über Tabellen. Beispiele:

• Klausel 10.1.1.1: Nicht-Text-Inhalte (Erfolgskriterium 1.1.1)
• Klausel 10.1.3.1: Info und Beziehungen (Erfolgskriterium 1.3.1)
• Klausel 10.1.3.2: Bedeutungstragende Reihenfolge (Erfolgskriterium 1.3.2)

EN 301 549 V3.2.1 nennt PDF/UA nicht. Ob ein PDF Klausel 10 erfüllt, bemisst sich an diesen Erfolgskriterien. Wie Deutschland und Österreich die Vorgaben umsetzen, erläutert der Artikel PDF/UA, WCAG und EN 301 549 bei Dokumenten.

Praxisbeispiel

Ein typischer Fall ist ein Jahresbericht, der in Word entsteht und als PDF auf der Website erscheint. Für Klausel 10 EN 301 549 zählen die Erfolgskriterien, nicht das Etikett PDF/UA. Prüfen Sie deshalb schon im Word-Dokument:

• Bilder und Diagramme haben einen Alternativtext (Klausel 10.1.1.1).
• Überschriften, Listen und Tabellen sind als Struktur angelegt, nicht nur optisch formatiert (Klausel 10.1.3.1).
• Die Lesereihenfolge ergibt Sinn (Klausel 10.1.3.2).

Dasselbe gilt für PowerPoint-Präsentationen, die Sie als PDF weitergeben. Anmerkung 1 zu Klausel 10.0 nennt Präsentationen, Briefe und Tabellenkalkulationen als Beispiele für Dokumente. Nach Anmerkung 7 zu Klausel 10.0 gelten die Anforderungen auch für signierte, verschlüsselte oder passwortgeschützte Dokumente, wenn sie angezeigt werden. PDF/UA ist eine eigene Norm für das PDF-Format, auf die die EN 301 549 V3.2.1 nicht verweist; der Nachweis gegenüber Klausel 10 läuft über deren Erfolgskriterien (siehe getaggtes PDF).

Wenn Sie Berichte, Formulare oder Präsentationen nicht selbst umstellen möchten, können Sie barrierefreie Dokumente aufbereiten lassen.

Siehe auch

• EN 301 549 (harmonisierte Norm Barrierefreiheit IKT)
• Getaggtes PDF (Tag-Struktur)
• WCAG 2.1 (Web Content Accessibility Guidelines)
• Dateiformate von Büroanwendungen